DA/T 13-2022 档号编制规则.pdf

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ICS01.140.20 CCS A14
中华人民共和国档案行业标准
DA/T13一2022
代替DA/T13一94
档号编制规则
Compilation rules for reference codes
2022-04-07发布
2022-07-01实施
国家档案局发布

DA/T 13-2022,档号编制规则,档案编制标准,档案编制规范,DA/T 13-2022 档号编制规则.pdf

本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件代替DA/T13一1994《档号编制规则》,与DA/T13一1994相比,除结构调整和编辑性改动外,主要技术变化如下:
一增加了“规范性引用文件”一章(见第2章);
一更改了“档号”的定义,与《档案工作基本术语》表达一致(见3.2,1994年版的2.1);
一更改了“全宗号”“类别号”“项目号”“案卷号”“件号”“页号”的定义(见3.3、3.4、3.6、3.8、3.9、3.10,1994年版的2.2、2.4、2.5、2.6、2.7、2.8);
一更改了术语的名称,“案卷目录号”改为“目录号”,“页(张)号”改为“页号”(见3.7、3.10,1994年版的2.3、2.8);
一增加了“档案门类代码”的定义(见3.5);
一增加了“适用性原则”(见4.6);
一将“合理性原则”更改为“一致性原则”,并更改了内容(见4.2,1994年版的3.2);
一更改了“扩充性原则”“简单性原则”的内容(见4.4、4.5,1994年版的3.4、3.5);
一增加了“档号的构成元素”一章(见第5章);
一更改了档号的结构。设置了必选代码和可选代码;优化了类别号的组成;规定了按卷、按件的档号结构(见第6章、第7章,1994年版的第4章);
一更改了档号的编制方法,按照新的档号构成予以规定(见第8章,1994年版的第5章);
一更改了对位数的规定(见6.1.3、7.1.3、第8章,1994年版的第5章);
一增加了档号编制示例,便于理解操作(见附录A)。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由全国档案工作标准化技术委员会提出。
本文件由国家档案局归口。
本文件起草单位:国家档案局档案科学技术研究所。
本文件主要起草人:聂曼影、魏伶俐、张淑霞、晏杰、王熹、陈吉。
本文件的历次版本发布情况为:
一1994年首次发布为DA/T13一1994。
一本次为第一次修订。


内容摘抄:

1范围
本文件规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本文件适用于档案馆(室)编制档号。
2规范性引用文件
本文件没有规范性引用文件。
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1代码code
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。
3.2档号reference code
以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列顺序。
L来源:DA/T1一2000,定义5.12,有修改
3.3全宗号fonds number
档案所属全宗的代码。
3.4类别号series number
按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。
3.5档案门类代码archival category code
档案所属门类的代码。
注:档案门类代码是一级类别号,如文书档案代码、科技档案代码等。
3.6项目号project number
产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。
3.7目录号catalogue number
全宗内案卷所属目录的代码。
3.8案卷号file number
案卷排列的顺序代码。
注:按组或册整理的档案可用组号或册号。
3.9件号item number
归档的文件排列的顺序代码。
3.10页号page number
案卷内文件每页排列的顺序代码。
4档号编制原则和要求
4.1唯一性原则
档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。
4.2一致性原则
档号结构应与馆(室)藏档案的整理分类体系保持一致。
4.3稳定性原则
档号一经确定,不应随意改变。
4.4扩充性原则
档号应预留递增容量,以便适应馆(室)藏档案扩充的需要,
4.5简单性原则
档号力求简短明了、成少代码差错,以提高处理效率。
4.6适用性原则
档号的编制宜适应不同的技术环境,
5档号的构成元素
档号构成的元素包括:
a)全宗号,
b)类别号.
一一级类别号(档案门类代码):
一二级及三级类别号:
一项目号:
一目录号:
一年度:
一保管期限代码;
一机构/问题代码。
c)案卷号/组号/册号。
d)件号/页号。
6按卷整理档案的档号结构
6.1结构
6.1.1按卷整理的档号结构应为:
(略)

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