DB1404/T 4-2021 检验检测机构技术资料存储要求

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ICS 03.120.20
CCS C 01    081404
山西省长治市地方标准
DB1404/T4-2021
检验检测机构技术资料存储要求
2021-11-10发布      2021-12-10实施
长治市市场监督管理局 发布

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目次
前言II
1范围1
2规范性引用文件1
3术语和定义1
4要求1
5监督检查2
附录A(资料性)  记录归档登记表3

前言
本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由长治市市场监督管理局提出并监督实施。
本文件由长治市实验室标准化技术委员会归口。
本文件起草单位:长治市综合检验检测中心。
本文件主要起草人:郝玉敏、张云鹏、高丽霞、崔建兵、薛敏、马丽娟、杨红梅。

内容摘要:

检验检测机构技术资料存储要求
1 范围
本文件规定了检验检测机构技术记录存储的要求及监督检查,
本文件适用于检验检测机构技术记录的存储管理。
2 规范性引用文件
本文件没有规范性引用文件。
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1 检验检测机构
依法成立,依据相关标准或者技术规范,利用仪器设备、环境设施等技术系件和专业技能,对产品或者法律法规规定的特定对象进行检验检测的专业技术组织。
[来源:RB/T214-2017,3.1]
3.2 技术记录
指检验检测机构在检验检测活动过程中的信息记录,包括原始观察、检验检测过程、数据结果等方而的工作记录,如样品状态、检险检测、设备使用、环境条件、质量控制、方法确认、人员能力等方而的工作记录和出具的检验检测报告。
4 要求
4.1 记录的归档
4.1.1 机构应设置档案员(专职或兼职)负责记录档案的管理工作。
4.1.2 档案员在接收记录时,应检查记录信息的完整性和规范性,如不符合要求,应退回补正后重新进行接收工作。
4.1.3 记录接收应填写记录归档登记表,做好接收记录。记录归档登记表信忠一般包括时间、记录名称、数量(份数或页数)、提交人、部门、接收人等内容(见附录A)。
4.1.4 档案员应对记录档案分类并编号标识,建立可以查询的索引目录,保证其具有可追潮性。每一宗档案都有一个档案号,一股宜按年月份顺序进行编号标识。
4.1.5 检验检测报告记录应包括合同、委托单或抽样单、检险检测过程及原始记录、检验检测报告等,成套装订成册后定期归档。
4.1.6 设备使用、环境监测、质量控制、方法验证、人员能力考核与评价等方而的记录,按照记录性质分类定期归档。
4.1.7 检验检测机构应根据记录数量或颊次确定归档时间,记录形成部门应按照时效要求及时交档案员存档.
4.2 记录的存储
4.2.1记录档案应存放于适宜的环境,并采取防火、防盗、防蛀、防潮等措施,避免记录的损坏、变质和丢失。
4.2.2以电子形式存储的记录,按照相应要求采取与书面记录同等措施,并加以保护及备份,防止未经授权的侵入及修改,以避免原始信息或数据的丢失或改动。
4.3 记录的借阅和复制
4.3.1 本机构员工因工作需要借阅或复制记录,应经相关负责人批准办理相关手续后行借阅或复制。
4.3.2 外单位人员借阅或复制记录,仅限于以下情况:
a) 向有关检验检测机构监督管理部门、评审部门及人员提供证实材料;
b) 向客户提供涉及本身及相关信息的查询或复制,以提高客户对检验检测工作质量和质量活动的充分满意和信任。
4.3.3 记录对外的借阅或复制,应在保护客户机密的前提下,经相关负责人批准办理相关手续后进行。
4.3.4 借阅记录人员不得泄密和转移记录,不得在记录上涂改、划线等,阅后及时办理归还手续。
4.4 记录的保存期限及处理
4.4.1 检验检测报告相关记录保存期不少于资质认定有效期6年,具有行业特殊要求的检验检测报告保存期按照行业规定执行。
4.4.2 其它技术记录的保存期限应与检验检测报告记录同步,不少于6年。
4.4.3超过保存期限的记录,档案员应及时提出销毁或延长保存期限的建议,经相关负责人批准后进行清理或销毁工作,并做好相应记录。清理或销毁超期记录工作一般不少于2人,涉及保密方而的记录还应采取防止泄密措施。

(略)
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