天津市地方 标 准
DB12/T 1449-2025
电子公文数据智能化管理规范
Intelligentmanagement specification forelectronic official document data
天津市市场监督管理委员会 发布
DB12/T1449-2025
前言
本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草.
本文件起草单位：天津市人民政府办公厅.
本文件主要起草人：曹迎黎、贾文博、高丽慧、李磊、刘洋、王琪、张文婷.
电子公文数据智能化管理规范
1范围
本文件规定了电子公文数据智能化管理的基本功能规范，包括资源管理要求、应用管理要求、安全要求等.
本文件适用于机关、企事业单位、社会团体对于电子公文资源管理的规划、设计、开发、部署和应用，建设单位可依据本规范对开发商提出建设要求.
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用面构成本文件必不可少的条款.其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件：不注日期的引用文件，其最新版本（包括的修改单）适用于本 文件.
GB/T33190电子文件存储与交换格式版式文档GB/T41867信息技术人工智能术语
3术语和定义
GB/T41867界定的以及下列术语和定义适用于本文件.
将文字、图形、图像等多种数字内容对象按照一定规则进行版面固化呈现的一种格式.
3. 3人工智能artificialintelligence；Al人工智能系统相关机制和应用的研究和开发.
下列缩略语适用于本文件.OFD：开放版式文档（Open Fixed layout Document)AI:人工智能（ArtificialIntelligence）NLP：自然语言处理（Natural Language Processing） OCR：光学字符识别（OpticalCharacter Recognition）
5技术架构
5.1标准技术框架
电子公文数据智能化管理规范基础资源依托于国产化软硬件，核心分为资源管理、应用服务和安全要求，并且可以通过接口方式为各类业务系统提供文件搜索、智能写作、智能问答、智能对比、智能纠错等方面赋能.详见图1标准技术框架图.
图1标准技术框架图
5.2标准功能结构
电子公文数据智能化管理规范功能结构主要分为资源管理要求、应用管理要求和安全要求，详见图2标准功能结构图.
图2标准功能结构图
6资源管理要求
6.1数据采集
6.1.1电子文件采集
6.1.1.1电子文件采集通过实时传输、定时同步两种方式获取业务系统增量数据，离线上传采用手动上传方式获取历史数据与个人终端数据.
6.1.1.2电子文件数据采集过程中检测电子文件格式是否满足GB/T33190格式要求，对不符合格式要 求的电子文件统一格式转换.
6.1.1.3应包含表1中列出的功能.
表1电子文件采集功能
序号 功能指标 采用手动上传方式，选择目标文件（单个文件/含有目录结构的文 功能要求 约束1 文档上传 件夹）上传 必选非可视化界面操作，通过系统配置，对接第三方系统，进行实时2 自动采集 同步或定时采集数据 必选3 文档列表 行相应操作 通过页签筛选不同入库状态，并可根据各个文档详细处理状态进 必选对非OFD格式的文件进行格式转化，包括pdf、doc、docx、wps、4 格式转换 jpg、jpeg、png、bmp、tif、tiff、x1s、x1sx等 必选
6.1.2纸质件采集
6.1.2.1纸质件采集，纸质件扫描为图片后利用0CR技术完成文字识别，采用标准化处理技术获取文件中元数据、关键词、标签等信息.
6.1.2.2纸质件材料在数字化过程中，应根据GB/T33190格式要求统一格式转换.
6.1.2.3应包含表2中列出的功能.
表2纸质件采集功能
序号 功能指标 功能要求 约束自动识别文件格式（JPG/JPEG/PNG/BMIP/单层OFD/单层PDF），并1 OCR 调用智能文字识别引擎进行文字识别，保存为三层OFD文件进行 必选扫描后的纸质件标准化处理，并自动获取文件关键词及元数据等 入库2 标准化处理 信息 必选3 格式转换 扫描后图片格式文件统一转换为OFD版式格式 必选
6.1.3第三方数据接入
6.1.3.1第三方数据采用线下数据包导入方式，利用标准化处理技术提取元数据、关键词、标签等信 息，并按照GB/T33190格式要求统一格式转换.
6.1.3.2应包含表3中列出的功能.
