DB32/T 1086-2022 高速公路建设项目档案管理规范.pdf

ICS 01.140.20
CCS A 14
DB32江苏省地方标准
DB32/T1086-2022 代替DBg2/T1086一200g
高速公路建设项目档案管理规范
Management specification for archive of expressway construction proiects
2022-12-24  发布
2023-01-24  实施
江苏省市场监督管理局  发布

前言
本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件代替DB32/T1086一2008《江苏省高速公路建设项目日档案管理标准》，与DB32/T1086一2008相比，除结构调整和编辑性改动外，主要技术变化如下：
a)删除了“总则”，更改为“总体原则和要求”，细分了原则，增加了要求，并将2008年版的有关内容更改后纳入（见第4章，2008年版的4.14.4、5.1、5.2、5.5）；
b)增加了“项目档案工作职责”章节，并将2008年版的有关内容更改后纳入（见第5章，2008年版的5.3,5.4)；
c)增加了“项目档案管理制度体系与业务规范”（见第6章）；
d)增加了“项目文件形成”（见第7章）：
e)增加了“项目文件收集”“项目文件整理”“项目文件审查与归档”中有关项目电子文件、电子档案管理、电子档案管理系统的要求（见第8章、第9章、第10章）：
f）删除了“项目档案控制与管理”章节，相关内容整合进“总体原则和要求”和“项目档案工作职责”（见第4章、第5章，见2008年版的第5章）；
g)删除了“项目竣工图的编制”章节，相关内容整合进“项目文件整理”（见9.1、9.3和9.4,2008年版的第7章)：
h)更改了“项目档案信息化管理”（见第11章，2008年版的第8章）；
i)更改了“项目档案整理与移交”“项目档案登记”，改为“项目档案汇总、移交及保管利用”（见第12章，2008年版的第9章)；
j）更改了“项目档案登记”（见第13章，2008年版的第10章）；
k)更改了“项目档案竣工验收”，改为“项目档案专项验收”（见第14章，2008年版的第11章）；

l)更改了高速公路建设项目档案分类体系及分类编号（见附录B,2008年版的附录B):
m)更改了规范性附录“档案常用表式和图例”“高速公路建设项目档案分类编号体系”“竣工文件用表”，内容进行扩充细化（见附录A、附录B、附录H,2008年版的附录A、附录B、附录D):
n)更改了高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限、归档文件清单，归档范围进行了扩充细化，部分保管期限进行了调整（见附录C,2008年版的附录C);
0)增加了资料性附录“桥梁单位工程归档文件清单”“隧道单位工程归档文件清单”（见附录D、附录E);
p)增加了规范性附录“项目竣工图编制要求”“电子原文及数字化文件范围”（见附录F、附录G);
q)增加了资料性附录“高速公路建设项目案卷题名及文件题名示例”（见附录）。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由江苏省交通运输厅提出并归口。
本文件起草单位：江苏省交通工程建设局、江苏省交通运输厅、江苏省档案馆、北京汉龙思琪数码科技南京有限公司。
本文件主要起草人：蒋振雄、邹华、孙家杰、曹普军、孙明霞、孙冠男、张凤霞、查伟杰、郭姗姗、桂若棣、赵晓燕、陈红、谭雪芹、谢静、杨镇、陈晓慧、张志超、庞道宁、王萍、刘丹、杨光吴、庞锡生、胡传久、芮明慧。本文件于2008年首次发布，本次为第一次修订。

内容摘抄：

高速公路建设项目档案管理规范
1范围
本文件规定了高速公路建设项目（以下简称“项目”）档案管理的总体原则和要求、项目档案工作职责、制度规范建设、项目文件形成、项目文件收集、项目文件整理、项目竣工图的编制、项目文件的审查与归档、项目档案的汇总与移交、项目档案登记、项目档案专项验收。
本文件适用于江苏省境内新建、改建和扩建高速公路建设项目档案管理，独立桥梁、独立隧道项目以及其他公路建设项目可参照执行。
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T9704党政机关公文格式
GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法
GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则
GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求
GB/T32004环境管理体系通用实施指南
GB/T33476党政机关电子公文系列标准
GB/T39784电子档案管理系统通用功能要求

DA/T1档案工作基本术语
DA/T28建设项目档案管理规范
DA/T 31纸质档案数字化规范
DA/T 32公务电子邮件归档与管理规则
DA/T 46文书类电子文件元数据方案
DA/T 50数码照片归档与管理规范
DA/T 54照片类电子档案元数据方案
DA/T 63录音录像类电子档案元数据档案
DA/T68(所有部分)档案服务外包工作规范
DA/T 69纸质归档文件装订规范
DA/T 78录音录像档案管理规范
DA/T 80政府网站网页归档指南
JTG 2182公路工程质量检验评定标准（第二册机电工程)
JTGB01公路工程技术标准
JTGF80/1公路工程质量检验评定标准（第一册土建工程)
JTG F90公路工程施工安全技术规范
JTGG10公路工程施工监理规范

3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1项目文件records for project
项目建设全过程中产生的，反映项目立项、实施、管理、监督等情况的文字、图表、音像、实物等各种形式和载体的文件材料。
3.2项目电子文件electronic records for project
在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。
注：项目电子文件包含文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。
3.3项目档案archives for project
具有保存、查考利用价值的，经过鉴定、系统整理并归档的项目文件材料。
3.4项目电子档案electronic archives for project
项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。
3.5项目文件归档filing of project record
项目各参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理后交项目建设单位档案管理机构的过程。

3.6项目档案移交transfer of project record
建设单位根据相关规定、合同或协议将有关项目档案移交项目接管养护单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。
3.7项目档案管理卷descriptive file of the project archive
建设单位档案管理机构在管理项目过程中形成的，包括项目概况、合同段划分、参建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。
4总体原则和要求
4.1总体原则
4.1,1项目法人负责制
4.1.1项目法人（建设单位）对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。
4.1.12项目自筹备起到项目竣工，项目法人（建设单位）全过程组织开展项目档案管理工作，同时接受项目所在地上级及同级行业主管部门、档案主管部门的管理和指导。
4.1.1.3项目法人（建设单位）明确项目档案工作的分管负责人，设立与项目建设管理情况相适应的管理机构，建立覆盖全项目参建各单位（含设计、施工、监理、加工制造、咨询、外包服务等单位）的工作网络，网络运转稳定，组织协调有效。
4.1.1.4项日法人（建设单位）负责组织、协调和监督、指导参建各单位，完成各自职责范围及合同规定的项目文件（含电子文件）的形成、收集、整理、归档，确保项目档案与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，并加强对参建各单位档案管理工作的考核。
4,1.1.5项目法人（建设单位）对项目文件材料及项目档案的完整性、规范性、系统性进行全面审核，并负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交等工作；项目参建各单位负责对各自形成的项日文件和项日档案的完整性、规范性、系统性、有效性进行自检，并对项目法人（建设单位）负责。
4.1.2岗位责任制
4.1.1项目参建各单位应明确档案工作责任部门（或管理机构）和责任人，明确档案岗位（机构）及人
员的职责与要求，实施项目档案工作的组织与管理，做好项目文件的收集、整理、归档和项目档案（含电子档案)的核验、汇总等工作。
4.1.2.2项目参建各单位档案人员应具备档案专业知识、技能及专业培训经历，了解项目管理和相关工程专业知识。从项目开工到竣工，项目参建各单位以及档案外包服务单位应保持档案人员稳定，如遇调整，应报经项目法人（建设单位）同意后及时清点交接项目文件，办理交接手续。
4.1.3档案人员应参与工作例会和工程质量检验会，设备开箱，重大会议和活动、阶段性检查、合同段
(各单项)验收以及项目交（竣）工验收等建设管理工作，参与并做好项目文件收集归档和项目档案的审核、验收等工作。
4.1.3全过程管理
4.1.3.1项目文件的形成、收集、整理、归档和项目档案的移交融入项目建设的全过程，与项目建设同步进行。
4.1.2遵循高速公路项目基本建设程序各阶段文件的自然形成规律和成套性原则，保持项目文件和案卷间的内在有机联系。

4.2要求
4.2.1纳入项目管理体系
项目法人（建设单位）以及参建各单位应重视项目档案工作，在项目管理体系相关制度、规范中明确提出档案管理要求，提供并保障项目档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源，确保项目档案管理集中统一、规范有效、安全保密。
4.2.2纳入项目建设程序
项目进行单位、分部、分项工程质量等级评定和合同段交（竣）工前，应同步核查应归档文件材料的完整程度与整理质量，并提出核查意见。对于不符合档案管理标准要求或未能通过档案核查的，项目法人（建设单位）不应组织合同段或项目的交（竣）工验收。
4.2.3纳入合同内容
4,2.3.1项目法人（建设单位）在与参建各单位签订合同、协议时，设立专门条款，明确约定项目文件（含电子文件)的形成质量、归档范围、整理标准、归档时间、载体、套数、电子文件存储介质、格式、安全保密、相关费用以及违约责任等管理要求。

4.2.3.2项目参建各单位因一方违约或其他因素导致项目合同中止或解除合同的，中止履约方应按约定要求将已完工程形成的项目文件及时向项目法人（建设单位）或总承包单位提交审核归档，不得以任何理由扣留或拒绝提交应归档文件和档案。
4.2.3.3建设项目采用档案外包服务或档案委托业务服务的，项目法人（建设单位）应参照DA/T31、DA/T68.1、DA/T68.2、DA/T68.3等的规定，将外包服务纳入项目建设管理、合同管理、考核管理同步规范实施，从比选确定外包服务单位到档案委托业务实施完成的全过程，确保合法、合规、安全、可控。
4.2.4纳入考核管理
在项目建设程序、进度计划、阶段目标、履约考核、劳动竞赛、评定与验收等方面，同步部署项目档案工作目标、计划与要求，同步开展档案管理，同步开展检在与考核，监督整改并闭合。

（略）

投稿会员：巧克力布丁