国家电网有限公司电网建设项目档案管理办法

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国家电网有限公司
电网建设项目档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加快推进国家电网有限公司电网建设项目档案管理的标准化和规范化工作,确保电网建设项目档案的完整、准确、系统、规范、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)、《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006〕2号)、《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》(档发〔2016〕11号)和《国家电网公司档案管理办法》(国网(办/2)417-2014),结合公司电网建设项目档案管理实际,制定本办法。
第二条 本办法所称电网建设项目档案(以下简称项目档案)是指电网建设项目在立项、招标、勘测、设计、设备材料采购、施工、监理、调试、竣工验收及试运行全过程中形成的经过鉴定、整理并归档的文字、图表、音像、实物等形式的项目文件。
第三条 公司项目档案业务上接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督和指导,实行全员、全过程、全方位管理,统一制度、统一标准,将项目档案工作融入项目建设管理,纳入项目建设计划、项目管理程序、合同管理和岗位责任制,加强项目文件过程管理,通过节点控制强化项目文件管理,实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。
第四条 签订项目勘测、设计、施工、监理、调试、监造等合同、协议时,应明确规定项目档案管理责任,包括项目文件(含项目电子文件,以下同)形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、合同解除后项目文件的处置及违约责任等内容。
第五条 项目档案工作经费纳入项目预算管理,为项目档案工作的开展提供满足需要的经费和工作条件。应明确必要的档案整理经费和设施、设备购置费、数字化费及专项验收费等。
第六条 项目档案管理必须严格执行国家保密法规和国家电网公司保密工作相关规定。
第七条 本办法适用于国家电网有限公司总(分)部、各单位(含全资、控股单位)新建、扩建、改建电网建设项目的档案管理工作,电网大修、技改项目及抽水蓄能、新能源等其他建设项目可参照执行。

第二章 职责与分工

第八条 电网建设项目档案工作实行统一领导、分级管理、层层负责的原则,建立自上而下的分级管理体系。各参建单位、部门应遵循“谁形成、谁负责”的原则,完成各自职责范围和合同规定的整理、归档及项目档案的编制、移交工作,确保项目档案完整、准确、系统、规范和安全,满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。
第九条 国家电网有限公司办公厅是公司档案工作的归口管理部门,其电网建设项目档案管理的主要职责如下:
(一)宣传和贯彻落实国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范。
(二)制定公司系统项目档案管理工作标准、制度并组织实施。
(三)对公司系统项目档案工作进行监督、检查和指导。
(四)组织公司系统项目档案管理业务学习、培训工作。
(五)组织公司系统重大建设项目档案验收工作。
(六)组织报送国家重大建设项目档案登记表。
(七)负责公司总部管理的跨区电网建设项目、特高压电网建设项目、具有重大或示范意义的电网建设项目档案的业务管理。
第十条 各省(市、县)公司、各直属单位档案部门是本单位项目档案工作的归口管理部门,其电网建设项目档案管理的主要职责如下:
(一)宣传和贯彻落实国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范,以及国家电网有限公司关于项目档案工作的标准、制度。
(二)制定职责范围内项目档案管理工作标准、实施细则并组织实施。
(三)对职责范围内的项目档案工作进行组织、协调、监督、检查和指导。
(四)报送国家、地方重大建设项目档案登记表。
(五)组织或协助组织建设项目档案竣工验收,配合开展工程达标投产以及创优的相关档案检查工作。
(六)负责本单位作为项目建设单位的项目档案管理或委托管理。
第十一条 公司总部及项目所在区域省(市、县)公司、直属单位相关责任部门应按国家项目档案管理相关规范,形成、收集、整理、归档职责范围内的项目文件。
(一)项目建设管理部门负责项目档案的组织管理和质量控制。负责收集、整理项目建设过程中的初步设计审查、工程建设协调及设计、监理、施工合同等文件材料。负责督促检查项目建设各参建单位(部门)收集、整理、移交施工及竣工验收过程中形成的文件材料。负责收集、整理项目竣工结算及审核报告。
(二)发展策划部门负责收集、归档项目的可行性研究、立项、审批、投资等管理文件材料。
(三)物资管理部门(招投标管理中心)负责对项目招标采购档案管理情况进行监督、检查。负责组织招标代理机构收集、整理设备(材料)、监造、勘察、设计、施工、监理等招投标过程中形成的文件材料,负责组织物资供应管理单位收集、整理物资供货合同、协议等。
(四)调度部门负责收集、整理项目调度命名等文件材料。
(五)财务、审计部门负责收集、整理项目竣工决算及审计报告等文件材料。
(六)安全、环评、水保、档案等管理部门负责收集、整理各专业工作中形成的报告、方案、批复及专项验收文件材料。
第十二条 项目建设单位(包括受其委托的项目建设管理单位,以下同)对项目档案工作负总责,应明确项目档案工作的分管领导,设立或明确与项目建设管理相适应的档案管理机构,配备满足项目档案工作需要的档案人员并保持相对稳定,建立以档案管理机构为核心,工程管理相关部门和参建单位参与的项目档案管理工作网络,并建立沟通协调机制。主要职责如下:
(一)贯彻落实国家、国家电网有限公司及项目属地省(市)公司关于项目档案工作的法律、法规、标准规范及实施细则等。
(二)根据项目建设管理实际,按照职责明确、流程清晰、措施有效、要求具体的原则,制定项目档案工作的各项管理制度、业务规范、工作程序,并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。
项目档案管理业务规范主要包含下列内容:
1.项目文件管理流程、文件格式、文件编号、归档要求等。
2.竣工图的编制单位、编制要求、审查流程和责任等。
3.照片和音视频文件摄录的责任主体、阶段、节点、部位、内容、技术参数、归档要求等。
4.项目档案信息化的相关要求及信息系统使用说明。
(三)建立项目文件管理和归档考核机制,对项目文件的形成质量、收集整理和归档情况等进行考核。
(四)项目开工前,应对参建单位进行项目文件管理和归档交底。
(五)按规定进行项目档案管理登记。组织或协助组织开展建设项目档案竣工验收和达标投产、工程创优的档案管理检查考核工作。
第十三条 项目建设单位档案管理部门的主要职责如下:
(一)对本单位相关部门及参建单位的项目文件收集、整理和归档工作进行监督、检查、指导。
(二)组织项目管理相关人员和档案人员进行档案业务培训。
(三)参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查验收、竣工验收。
(四)负责对应归档项目文件的完整性、规范性和系统性进行审查。
(五)负责项目档案的接收、汇总整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。

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