CCS A 14 ICS 01.140. 20
DB14 山西省地方标東准
DB 14/T 3399-2025
社会保险电子档案管理规范
2025-04-16发布2025-07-16实施
山西省市场监督管理局发布
DB 14/T3399-2025
目次
前言.. 1范围.. 2规范性引用文件 3术语和定义 4基本要求， 5归档范围 6收集... 7整理 8检测归档. 9移交 10保管... 11服务利用， 附录A（规范性）社会保险电子档案元数据方案. 参考文献...
DB14/T3399-2025
前言
本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规 定起草.
本文件由山西省人力资源和社会保障厅提出、组织实施和监督检查.
山西省市场监督管理局对本文件的组织实施情况进行监督检查.
本文件由山西省人力资源和社会保障标准化技术委员会（SXS/TC25)归口.
本文件起草单位：山西省社会保险局.
本文件主要起草人：石鑫、宋圆圆、刘庆玲、郎惠彬、戴瑞虎、张凝、任丹、赵凌.
地
包
DB 14/T 3399-2025
社会保险电子档案管理规范
1范围 本文件规定了社会保险电子档案管理的基本要求、归档范围、收集、整理、检测归档、移交、保管、 服务利用.
本文件适用于社会保险电子档案的管理和利用.
2规范性引用文件
方下列文件中的内容通过文中的规范世引用而构成本文件必不可少的条款.
其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件：不注日期的引用文件，其最新版本（包括的修改单）适用于本 文件.
GB/T 18894电子文件归档与电子档案管理规范SI GB/T 22239信息安全技术网络安全等级保护基本要求 GB/T 22240信息安全技术网络安全等级保护定级指 GB/T 25058信息安全技术网络安全等级保护实施指南 GB/T25070信息安全技术网络安全等级保护安全设计技术要求 GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求 GB/T31599-2015社会保险业务档案管理规范 GB/T31914电子文件管理系统建设指南 DA/T22归档文件整理规则 DA/T31纸质档案数字化规范 DA/T58-2014电子档案管理基本术语 DA/T70文书类电子档案检测一般要求 DA/T93-2022电子档案移交接收操作规程
3术语和定义 DA/T58-2014界定的术语和定义适用于本文件.
3.1 电子档案 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件.
[来源：DA/T58-2014 2.2] 3.2 元数据 描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据.
[来源：DA/T 58-2014 2.16]
DB 14/T 3399-2025 4基本要求 4.1管理原则 应遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用和安全可控的原则.
4.2管理机构 4.2.1业务经办部门负责做好经办服务事项电子文件的收集、整理、检测归档、移交工作.
4.2.2档案管理部门负责制定经办服务事项电子文件归档范围、分类目录和保管期限表，提出电子文 件归档功能要求、做好经办服务事项电子档案保管、服务利用工作.
4.2.3信息化部门负责电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持.
4.3设施设备 应设置和配备满足电子档案采集和安全管理的设施和设备.
4.4管理制度 应建立健全维护电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，且支持电子档案收集、整理、检测 归档、移交、保管、服务利用等全流程管理的制度体系.
4.5电子档案管理系统 4.5.1应使用社会保险电子档案管理系统对社会保险电子文件及元数据进行综合管理.
4.5.2社会保险电子档案管理系统的建设应符合GB/T31914、GB/T29194、LD/T03的规定，并将电 子文件归档要求嵌入业务系统，实现电子文件自动归档.
4.5.3应采取权限管理、实名账号管理、信息安全管理等有效的技术手段，确保其信息安全和保密.
5归档范围 5.1应按照GB/T18894、GB/T31599的规定确定电子文件归档范围、电子档案分类和保管期限.
5.2应按照LD/T03的规定建立社会保险电子档案元数据方案，实施元数据文件的创建、保管、存储、 转换、封装和应用.
社会保险电子档案元数据方案按照附录A执行.
5.3电子文件及其元数据应当同时归档.
6收集
6.1经办过程中形成的经办服务事项电子文件及元数据应实现自动采集，且采集宜实时进行.
6.2经办人员应将从数据共享平台获取的、参保单位和个人在线申报的信息数据及时导入电子档案管 理系统.
6.3经办人员应将需参保单位和个人提供的版式电子文件、数字化文件一并收集，其中数字化文件应 符合DA/T 31的规定.
7整理
7.1应以件为单位将收集的电子文件及元数据并按照DA/T22的规定进行整理.
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