T/CQAMSA 重庆市汽车摩托车运动协会团体标准
T/CQAMSA0099-2025
赛事秘书处操作规范
Specificationforsecretariat operations insportingevents
重庆市汽车摩托车运动协会 发布
目次
前言， 11引言，1范围..2规范性引用文件3术语和定义4总体原则.5组织分工6会议管理.7文件通知管理，8沟通协调.9资料归档.10应急管理..
前言
本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草.
请注意本文件的某些内容可能涉及专利，本文件的发布机构不承担识别专利的责任.
本文件由重庆市汽车摩托车运动协会提出并归口，
本文件起草单位：中汽赛智商业管理有限公司、重庆方格旗汽车运动文化有限公司、重庆车艺师汽车服务有限公司、重庆英腾美讯文化传媒有限公司、重庆中安旅游开发（集团）有限公司、重庆极峰汽车赛事策划有限公司、重庆陵动物园有限公司、重庆财经学院.
本文件主要起草人：谭孝露、江来、裴彦钧、杨彬、陈仲华、傅其勇、郑雪强、韩风、黄文涛.
引言
在各类体育赛事组织与运营过程中，秘书处作为赛事管理系统的中枢部门，承担着信息统筹、事务协调、文件处理、会议组织、对内对外联络等基础性、枢纽性工作，秘书处的运转效率直接关系到赛事组织的整体效能与运作有序性，是保障赛事运行高效、流程规范、指令畅通的重要保障力量.
随着大型体育赛事和多主体协作型赛事日趋复杂化，秘书事务逐渐呈现出周期长、事项多、接口广、标准化要求高等特征.一些赛事在实践中仍存在职责边界不清、流转流程繁杂、文件管理混乱、应急响应机制缺失等间题，影响了组织效率和协调能力，因此，重需制定统一、系统、可操作的秘书处运行规范，强化制度执行力与标准落地性.
本文件立足赛事秘书工作的基本特性与实践经验，结合赛事组织管理的实际需要，明确秘书处的职责定位、组织体系、运行流程与工作要点，提出文件管理、会议组织、事务处理、数据归档、应急协调等方面的具体要求，旨在提升赛事秘书事务工作的制度化、规范化、专业化水平.
本文件适用于各类体育赛事组织过程中秘书处工作的组织实施、岗位协作与过程管理，可供赛事主办单位、承办单位及赛事秘书团队参考使用，也适用于地方体育管理部门、行业协会等相关单位的赛事组织管理工作.
赛事秘书处操作规范
1范围
本文件规定了赛事秘书处在体育赛事组织与运行过程中的总体原则、组织分工、会议管理、文件通知管理、沟通协调、资料归档及应急管理等方面的操作要求.
本文件适用于各类体育赛事活动中秘书处工作的策划、组织与实施，包括大型综合性运动会、单项赛事、职业联赛、群众体育活动等，赛事主办单位、承办单位及其秘书团队可依据本规范组织秘书工作.
本文件亦可为体育协会及相关服务机构在开展赛事组织管理时的秘书工作提供指导与参考，
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用面构成本文件必不可少的条款.其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件：不注日期的引用文件，其最新版本（包括的修改单）适用于本文件，
GB/T19023-2025质量管理体系成文信息指南GB/T44160-2024大型活动可持续性评价指南GB/T44502-2024体育赛事活动管理规范
GB/T44694-2024群众性体育赛事活动安全评估工作指南
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件，
3.1
秘书处secretariat
指在赛事组织机构中承担会议组织、文件处理、信息传递、协调联络、资料归档等综合性事务工作的职能机构或专门工作小组.
3.2
会议纪要meeting minutes
指秘书处在会议结束后，根据记录整理形成的会议内容摘要文件，通常包括会议议题、讨论过程、决议事项及责任分工等，
3.3
信息发布informationrelease
