江西省地方 标 准
DB36/T2171-2025
公路工程电子文件归档与电子档案管理规 范
Specification for electronic documents archiving and electronic records managementin highway project of Jiangxi province
江西省市场监督管理局 发布
目次
前言..1范围2规范性引用文件3术语和定义4基本要求.5基础设施与系统建设7电子文件归档.. 6电子文件收集与整理8电子档案移交.9电子档案管理...10电子档案长期保存附录A（资料性）电子文件归档登记表.附录B（资料性）电子档案移交清单， 10附录C（资料性）电子档案移交接收登记表附录D（资料性）电子档案离线存储介质管理登记表附录E（资料性）电子档案格式转换与迁移登记表 1
前言
本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草.
请注意本文件的某些内容可能涉及专利.本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任.
本文件由江西省档案局提出并归口.
本文件起草单位：江西省交通投资集团有限责任公司、江西省档案馆、江西省交通投资集团有限责任公司项目建设管理公司、江西交通职业技术学院、江西锦路科技开发有限公司.
翟勇、万佳新、伍超扬、陈钊正、曾武、陈勇、万佳豪、邱兴飞、罗贤明、邓亮、席全琛、郭瑞、张正 本文件主要起草人：文旭卿、黄喜荣、胡志斌、钟昆志、周鹏、李鹏达、甘志坚、姚学涛、涂九根、辉、黄平运、朱光伟、尹华杰、钱宇峰、刘伟达、陈震、傅清丁、王星、朱思瑶.
公路工程电子文件归档与电子档案管理规范
1范围
本文件提供了公路工程电子文件归档与电子档案管理的总则、基础设施与系统建设、电子文件收集、整理、归档和电子档案管理等要求.
本文件适用于公路工程非涉密电子文件与电子档案的管理.
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款.其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件：不注日期的引用文件，其最新版本（包括的修改单）适用于本文件.
GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T26162信息与文献文件（档案）管理概念与原则GB/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求 GB/T39784电子档案管理系统通用功能要求DA/T47版式电子文件长期保存格式需求DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T58电子档案管理基本术语DA/T70文书类电子档案检测一般要求 DA/T78录音录像档案管理规范DB36/T1324公路建设项目档案管理规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件.
3. 1
公路工程电子文件electronic document in highway project
公路工程在建设过程中，基于工程建设管理业务系统，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录，电子文件由内容、结构、背景等信息组成.
3. 2
将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程.
3. 3
信息包information package
DB36/T 2171-2025
包含电子文件、电子档案内容及其元数据，按技术要求进行封装，用于不同环节之间信息传递的信息集合对象.
[来源：DA/T70，3.10，有修改]
3. 4
公路工程电子档案digital project archive in highway project
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的公路工程电子文件.
3. 5
业务系统business system
形成或管理机构活动数据的计算机信息系统.
示例：办公自动化系统、质量管理系统、进度管理系统、计量支付系统、安全管理系统等促进公路建设项目事务处理的应用系统.
[来源：GB/T 188943.9]
3.6
电子档案管理系统 electronic records management system
对电子文件、电子档案进行接收、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统.
[来源：GB/T 18894-3.10 有修改]
3. 7
捕获 capture
适时获取电子文件及其元数据的方法与过程.[来源：DA/T58-3.1]
3.8
元数据metadata
描述电子文件和电子档案的内容、结构、背景及其管理过程的数据.[来源：GB/T 188943.3]
3. 9
移交 accession
建设单位根据规定将电子档案交付运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程.
3.10
转换
在维护真实性、完整性、可用性和安全性的前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程.
[来源：GB/T 188943.15]
