青岛市市工程竣工档案 编制验收报送工作规程
目
第一章总则第二章 峻工档案报送工作程序第三章 建设单位职责第四章 归档文件质量要求纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求8第五章第六章 声像档案的拍摄范围及归档要求
青岛市市政工程管理处二0一一年二月
第一章总则
一、为规范本市市政工程峻工档案的编制、验收和报送工作，根据《建设工程质量管理条例》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328/2014）、《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发[2010]24号）及其它相关法律、法规和规定，制定本规定.
二、在本市市内三区内的市政工程竣工档案的编制、整理、验收及报送工作应当按照本规程执行.
三、本规程所指的市政工程包括新建、改建、扩建的道路、桥梁（含加固）、涵洞、地下通道、海河坝、轨道交通等市政工程及中修以上养护维修工程.本规程所指的市政工程竣工档案（以下简称竣工档案）是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等各种载体的文件材料.
四、峻工档案包括工程前期准备阶段文件、施工技术文件、峻工验收综合文件、峻工图（含峻工测量资料），以及与工程纸质档案一一对应的电子文件和建设过程的声像资料.竣工档案必须真实地反映建设全过程，并按工程建设程序进行编制，达到完整、准确、系统的要求.
第二章峻工档案报送工作程序
一、建设单位在行政审批大厅办理市政工程施工许可证前，必须与我处签订《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》，作为办理建设工程施工许可证的必备要件.
二、建设单位在工程建设过程中接受我处对工程文件编制、立卷工作的监督、检查和指导.按照《纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求》和《声像档案的拍摄范围及归档要求》，及时编制、收集、整理峻工档案从项目立项到峻工全过程中形成的文件材料和声像材料，确保峻工档案完整、准确、规范.
三、施工单位按归档范围及整理基本要求，对施工技术文件及峻工图进行整理，组成预立卷，送监理单位核查，是否完整、准确、系统.监理单位责任人还应对照施工单位填
写的《设计变更文件汇总表》《主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录》《施工试验检测报告汇总表》、《工程峻工图纸审查表》内容检查，是否与文件材料实物一一对应，合格后责任单位在各表中签字盖章.
四、建设单位按归档范围及整理基本要求，对工程前期、施工、验收及峻工图四部分文件材料进行汇总整理，组成预立卷，（不打页码、不装订，用铁夹子夹成案卷），建立案卷目录和卷内目录，在组织工程峻工验收前15个工作日，分别提交我处档案室、质量监督科（《市政基础设施工程峻工资料审核表》）对工程纸质档案、声像档案进行预验收.
五、对预验收档案不合格的工程，我处将整改意见用书面形式一次性告知建设单位，限期补充完善相关资料.对未取得预验收意见书的工程，不得进行峻工验收，不予办理工程竣工验收备案手续.
六、预验收合格后，建设单位在取得《山东省建设工程档案预验收意见书》前，应填写《缓交市政工程峻工档案情况登记表》（见附件）.由建设单位承诺，对逾期未报送竣工档案的工程，愿接受市政工程管理处按规定予以处罚.
七、建设单位取得《山东省建设工程档案预验收意见书》，尽快组织相关单位完成竣工档案的排列、组卷、打页码、填写内封面、卷内目录、备考表及档案盒的内容.在案卷装订前，进行纸质档案的扫描工作，完成电子文件的编制，整理及配备电子档案各级目录.建设单位在办理完峻工验收后3个月内，（如竣工3个月未完成备案的工程，应在备案之日起5个工作日内）将符合规范要求的竣工档案报送我处档案室，经审查合格后，办理工程峻工档案移交，由我处颁发《山东省建设工程档案合格证》或《市政工程档案移交书》，作为市政设施移交的必备要件.
附件：《缓交市政工程竣工档案情况登记表》
缓交市政工程工档案情况登记表
编号（
建设单位 施工单位工程名称工程地点甲方项目负责人 联系电话 手机号乙方项目负责人 联系电话 手机号该工程档案是否缺材料：尚缺的上述资料，须于 年月日前移交青岛市市政工程管理处档案室.该工程对纸质档案、扫描档案、照片档案、录像档案的整理情况：建设单位承诺：该工程完成峻工验收后三个月内，未按要求移交工程峻工档案，愿接受青岛市市政工程管理处依照《建设工程质量管理条例》第五十九条、七十三条的规定，依法责令建设单位予以改正，处1万以上10万以下罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人处单位罚款数额的5%以上10%以下的罚款.建设单位： 法定代表人：（章） 经办人：年 日档案部门意见：年二月二日处领导意见：年二月二日备注：
第三章建设单位职责
在峻工档案材料的收集、整理、立卷、验收、移交工作中，建设单位应履行下列职责：
一、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等问题提出明确要求.
二、收集和整理工程准备阶段、峻工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档.
三、负责组织监督和检查勘察、设计、施工等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作.
四、收集和汇总勘察、设计、施工、等单位立卷归档的工程档案.
五、在组织工程峻工验收前，应提请档案室对工程档案进行预验收；未取得工程《山东省建设工程档案预验收意见书》，不得组织工程峻工验收；
六、对列入我处峻工档案接收范围的工程，竣工验收及备案后3个月内，向档案室报送一套符合规定的竣工档案.
新标：工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训
第四章归档文件质量要求
一、归档文件材料应包括：从建设项目立项开始，直到工程峻工，形成的符合归档内容、有价值的建设工程文件材料.
二、向档案室报送的档案材料应为原件.
三、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程.
四、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合.
五、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等.
