外贸流程SOP
版本：V2.0
NO. 事项 内容描述 备注 文件表格 负责人建个"基础数据表”客户型号、自家型号、产品描述、SKU，尺寸（长宽高）、净重、毛重、立 为啥重要？没有这个表，报价、算柜子、基础工作 、海关编码（HScode）、装柜数据 查资料都慢得像蜗牛，还容易 产品基础数据模板 跟单出错！ .xlsx样机和大货分开记：样机重点记体积和计费重；大货要记客户产品信息，方便随时查.注意：1.给客户的报价单：放产品图、卖点、参数、大货/样机价格和交期、付款条款、装箱数 报价单是业务拿去谈客户的， 跟单/业2 报价工作 据. 跟单只管整理资料，订单没下 Quotation 务配件单：简单点，写配件名称、图、价格， 之前不用插手.默认EXW条款（配件不包运费）.关键动作：1.生产指令：写清楚数量、交期，和PI核对好，别下错单！4 订单下达 2.复杂订单：开评审会，拉上生产、质检、采 制造单 主要业购一起过细节，比如包材、特殊工艺. 务
避坑：（要上心）1.logo偏歪尺寸颜色不对步骤： 2.彩盒内容颜色材质尺寸，有时候内容过界1.尽快跟客户确认好包材，核对包材文件，确 3.外箱内容材质尺寸，有时认好包材后. 候内容过界 整套包材5 包材确认 2.尽快做好订单操作指引，产品和包材注意的 4.说明书内容材质版本号尺 操作指引 跟单细节，写清楚，避免工厂总是问了又问.3.然后开订单评审会议（如果很复杂的话 寸不对4.打样核对（很多坑，特别要小心） 5.铭牌贴纸尺寸内容：SN号或者日期代码不对6.PE袋子内容错误7.其他特殊要求频率：1.远未到交期的订单：每周问1-2次进度.2.快出货的订单：每周催2-3次，提前预警延6 订单跟进 误风险. 外贸订单跟进表- 跟单3工具：用《订单进度表》记录，谁拖延一目 分享20250206.xl：了然.提前3-5个工作日预约验货，确认验货时间.三种验货方式：1.客户自己验→按客户时间约.验货安排 2.第三方验货→问客户要验货公司联系方式， Inspection 跟单7 booking发申请.3.自己验→出报告后让客户放货.重点：验货通过才能装柜
DearXXX Please find the inspection1.告知附件是验货报告，请客户查收.第三方 report attached.Kindly验货，就不用附件. reviewitandrelease thegoods asap.2.告知客户预计装柜时间，目的是期望客户尽催客户放 快放货 Inspection8 货 3.明确客户最晚需要几号需要得到客户放货反 Weplantoload thegoodson 跟单馈，否则会影响装柜 the Nov.24 morning and report4.截SI时间很紧急的话，写出来，有理有据. needyourfeedbackbyNov.暗示客户，时间截单的原因，所以需要尽快得 23.The SI cut-off time is Nov.到客户答复 23 15:00.Letmeknow if you have anyquestions.Hi The goodswillbe ready onJanuary14th FOBShenzhen 步骤：1.问客户用哪家货代. 28.5CBM安排订舱 2.提前3周订船（旺季提前1个月！）. BOOKING 跟单3.发订舱邮件： We suggest booking a1 x FORM20GP container.Couldyoupleaseconfirmwhichforwarderweshouldusefor thisshipment?
拿到SO后，尽快通知对应部门大概装柜时间，准备好出货1.首单，提前做好装箱单，发票，提单草稿，CO草稿给客户确认（首单，返单我一般自己核对， 如果是送仓：了解收货仓库：不发客户） 送仓需要的资料：2.补料&VGM 提前做好，注意时间截点前提 是否帮忙卸货，收费标准：10 安排出货 接收货物时间： 跟单交（一般装柜当天处理完） 装柜注意事项3.报关资料，提前做好（一般装柜当天处理 是否需要围板：货物多的话， 20250125xlsx完) 要叫有围板的车4.提醒仓库拍装柜图片：检查柜子信息，柜子是否漏水漏光请款，空柜图片，装柜图片，满柜图片，关门图片，封条图片.装柜后，需要发资料给客户.（首次合作，不确认的资料，建议装柜前做好草稿资料给客 标题：Shipping docs for户确认） POxXXDear 1.装柜图片2.BL copy Thecontainerhasbeen3.CI&PL loaded today. 1套资料要做：并且告知：ETD/ETA时间 CIPLBL补11 出货文件 Please check the attached 料VGM报 跟单二.开船后，货代会发账单过来，核对费用，开 documents: 关单CO包1. Loading pics票，付款，盖章电放保函，拿到地方提单/正本. 2.BL copy 装声明（防坑提示： 3.CI&PL客户没付尾款前，别盖章电放！否则货代直接放货，钱货两空.具体看合约条款决定是否放货给客户） Shipping schedule:
三.再发资料给客户 ETD:27Nov 20244.电放提单（或者正本提单，或者SWB) ETA:07Dec20245.CO产地证（部分客户需求）6.包装声明（部分客户需求）备注：首次合作的客户，建议资料装柜前把资料发给客户确认.订金：业务催（订单没下，业务去跟进）.12 货款/付款 2.尾款：跟单催（货快到了，拿提单逼客户付 业务/跟方式 款) 单13 订单售后 根据客户提出的客诉进行处理 跟单
