中华人民共和国国家标准
GB/T9705-2008代替 GB/T 9705-1988
The filing forms of administrative archives
中国国家标准化管理委员会 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 发布
前言
本标准与GB/T9705-1988相比主要变化如下：
标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2000进行了修改；增加了前言：调整档号章项目，并增加档号章的填写要求. 增加"归档号”为硬卷皮卷脊项目；
本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录』是规范性附录.
本标准由国家档案局提出并归口.
本标准起草单位：国家档案局、厦门市档案局.
本标准主要起草人：曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜.
本标准于1988年9月5日首次发布.
文书档案案卷格式
1范围
本标准规定了文书档案案卷格式的内容构成和基本方法.本标准适用于按立卷方法整理档案的我国各级各类档案馆（室）和文书处理部门.
2术语和定义
下列术语和定义适用于本标准.
2. 1文书档案administrative archives 反映党务、行政管理等活动的档案.
2.2案卷file由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位.
3案卷卷皮格式
文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮.
3.1硬卷皮格式
3.1.1硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用310mm×220mm.封底尺寸同封面尺寸.封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌.卷脊可根据需要分别设10mm、15mm、20mm三种厚度.用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）. 本标准推荐使用250g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮.
3.1.2硬卷皮封面项目
封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号.各项目具体位置、尺寸见附录B.
3.1.3封面项目的填写方法
3.1.3.1全宗名称
全宗名称相同于立档单位的名称.填写全宗名称必须用全称或通用简称.如”中国共产党中央委“河北省人事局”，不得简称为"本部”、"本委”、“本省人事局”等.
3.1.3.2类目名称
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称.在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性，
3.1.3.3案卷题名
容、文种.文字应力求简练、明确. 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写，案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内
3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月.
GB/T 9705-2008
3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写.3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数.3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写.
3.1.3.8档号的编制
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成.全宗号：档案馆指定给立档单位的编号.目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号.案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号.
3.1.4卷脊项目
卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸见附录C.
3.2软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装人卷盒内保存.
3.2.1软卷皮外形尺寸
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底采用长宽为297mm×210mm的规格见附录D.
3.2.2软卷皮封面项目
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式.封面项目尺寸、位置见附录D.
3.2.3软卷皮封二项目
软卷皮封二项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注.各项目具体位置、尺寸见附录E.软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法.
3.2.4软卷皮封三项目
软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置见附录了. 软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法.
3.3卷盒规格
3.3.1卷盒外形尺寸
采用310mm×220mm（长×宽），其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格.
3.3.2卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面.卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号.其中起止卷号填写×X-XX卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式.各项目具体位置、尺寸见附录G.
3.4填写要求
填写案卷封面及卷脊时应使用符合耐久性要求的字迹材料，字工整.
4卷内文件目录格式
4.1目录用纸幅面尺寸
采用国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）.
4.2页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边（天头）宽（20士0.5）mm卷内目录用纸左白边（订口）宽（25士0.5）mm 卷内目录用纸下白边（地脚）宽（15士0.5）mm卷内目录用纸右白边（翻口）宽（15士0.5）mm（见附录H）
4.3卷内文件目录项目
包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注，各项目具体位置、尺寸见附录H.
4.4卷内文件目录填写方法
4.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号.4.4.2文号：文件制发机关的发文字号.4.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者.
机关团体责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”、“本局”，个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用"（)"表示.联合行文的责 任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，两个责任者之间的间隔用”：”被省略的责任者用[等]”表示.
4.4.4题名：即文件的标题应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题，外加“J”号.
4.4.5日期：文件的形成时间.填写时可省略“年”、月”、“日"字.时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补"0”
4.4.6页号：填写每件文件首页所对应的页号：最后一件文件，填写该件起止页号.卷内文件页号应从1开始编制通号.
5卷内备考表格式
5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸
均同卷内目录（见附录J）.
5.2卷内备考表项目
包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间.各项目具体位置、尺寸见附录了.
5.3卷内备考表填写方法
5.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况.立卷后发生或发现的问题由 有关的档案管理人员填写并签名、标注时间.5.3.2立卷人：由责任立卷者签名.5.3.3检查人：由案卷质量审核者签名.5.3.4立卷时间：立卷完成的日期.
6案卷各部分的排列格式
6.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表一封底.6.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒保存.
